L’organisation d’un évènement d’entreprise : ce qu’il faut savoir !

auditorium pur évènementiel

Séminaire, salon, foire, mariage, anniversaire… Manifestations publiques, associatives ou privées, quelques règles seront à respecter si l’on veut que le succès soit toujours au rendez-vous. Faites bon usage de ces quelques conseils.

Ne pas dépasser le budget

Les meilleurs tarifs pour de l’événementiel sont accessibles sur cette Evénementiel Pro, pour toutes les personnes à l’affût des professionnels qui proposent les prix les plus concurrentiels du marché. Avec la location de salle, ce sont en effet les prestataires de services qui reviennent le plus cher. Traiteur, décorateur, animations, imprimeur, ou encore hôtesses… Il est tout simplement impossible de se passer de leur compétence et de leur savoir-faire.

En effet, le bon déroulement de tout évènement dépend entièrement de ces intervenants. Et force est de constater que lorsqu’il y a dépassement de budget, c’est souvent en rapport avec leurs rémunérations. Pourtant c’est la hantise des particuliers, des sociétés ou des associations. Vos clients comptent en effet beaucoup sur vous pour réussir leur évènement, qu’il s’agisse d’une soirée de récolte de fonds, d’une rencontre sportive, d’un lancement de produit ou d’une convention, tout en respectant le budget alloué.

Mais comment ne pas se retrouver dans cette situation de dépassement de budget ? En multipliant les devis. La chose à ne surtout pas faire est de se cantonner à deux ou à trois contacts. Au contraire, il faut faire la démarche auprès d’un maximum de prestataires. Et la particularité du site cité plus haut justement est de vous permettre de déposer gratuitement votre appel d’offres en précisant bien la nature de la prestation. Le but est de recevoir par la suite plusieurs propositions venant de différents professionnels. D’ailleurs pour que votre annonce soit parfaitement ciblée, pensez à bien la classer dans la catégorie correspondante.

Bien respecter les étapes

décoration de salle traiteur

Concernant l’organisation, toutes les tâches doivent être bien planifiées. Et si vous travaillez en groupe, il est essentiel de bien répartir les responsabilités. Maintenant, quel que soit le contexte de la fête ou de la soirée, les étapes à suivre sont généralement les mêmes. Toujours commencer par déterminer les objectifs et les cibles de l’évènement.

En ayant ces informations en votre possession, il sera par la suite plus facile de mettre en place les stratégies de communication, surtout si vous comptez faire venir du monde. La ou les dates pourront être d’ores et déjà aussi fixées. Et faire de même également avec le lieu. Il va de soi que l’endroit ou le local doivent être en parfait accord avec l’évènement. Vous devez aussi prendre en compte le nombre des invités et des éventuels intervenants. Pour les lieux très demandés, une réservation, des semaines voire des mois à l’avance, est malheureusement nécessaire.

C’est pourquoi les démarches auprès des loueurs de salle doivent être programmées dès que la date est connue. Sans oublier qu’il faut aussi voir de près le lieu. Qu’en est-il de son accessibilité ? Le quartier est-il desservi par un réseau de transport en commun ? Les parkings seront-ils bien gardés ? Autant de paramètres qui interviendront dans le choix de la salle et pas seulement le prix. Enfin, ne pas oublier que quelquefois, on doit aussi s’occuper de la location de matériel, de mobilier et d’accessoires.

Écrit par Matheo le dans Evènements en entreprise

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