Dans la limite de six représentations par an, les associations ont la possibilité d’organiser des concerts occasionnels pour des levées de fonds ou dans le but de promouvoir une cause une idée ou un groupe même si leurs activités principales n’ont rien à voir avec l’organisation d’événements. Pour ce faire, il faut connaître les réglementations en vigueur et mettre en place une bonne organisation. Vous pouvez consulter de nombreux sites pour tout savoir sur les démarches à entreprendre et les assurances à souscrire.
En règle avec l’administration
À part les planifications et organisations que vous devez mettre en place en amont, vous devez aussi observer certaines règles comme la souscription à une assurance. Vous pouvez voir ici pour les assurances pro ou encore sur Le Guide des Assurances Professionnelles. Si vous envisagez un objectif de fréquentation de plus de 1500 personnes, staff inclus, vous devez déclarer votre événement au maire ou au préfet de police. Le lieu, la date et l’heure du concert, l’organisateur, la fréquentation et la capacité d’accueil du lieu, la description du service d’ordre et de sécurité envisagé doivent être précisés dans cette déclaration. Vous devez aussi adresser une déclaration de spectacle occasionnel auprès de la Direction régionale des affaires culturelles de votre région.
Cette déclaration mentionnera notamment la nature, le nombre, la durée et la date de l’événement, le nombre des salariés embauchés ainsi que les renseignements sur l’exploitant du lieu de représentation et sur le producteur. Le lieu de votre concert doit être considéré comme un Établissement recevant du public et il doit être contrôlé par une commission de sécurité. Tout changement de disposition de la salle ou installation d’aménagements temporaires doit également être validé par cette même commission. Si vous prévoyez d’organiser votre manifestation dans un lieu public et d’en réserver l’exclusivité, vous devez obtenir l’autorisation de la municipalité, du ministre du Culte pour une église et de l’inspecteur d’Académie pour une école. L’utilisation d’une sonorisation sur la voie publique, la mise en place d’une buvette ou d’un bar, l’installation d’un chapiteau ainsi que la diffusion de musique et l’utilisation d’oeuvre du répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques nécessitent également des autorisations au préalable.
Les assurances
Pour vous prémunir d’éventuels sinistres pouvant affecter les personnes, les matériels et les locaux, avant, pendant et après la manifestation, vous devez souscrire à une assurance responsabilité civile. Une garantie accident vous permettra d’indemniser les victimes de dommage corporel. Vous avez également besoin de souscrire à une garantie annulation en cas d’annulation de l’événement pour une grève ou une intempérie. Par ailleurs, une assurance tous risques matériels est également recommandée.
La sécurité
Selon le type d’événement, vous devez mettre en place un service de sécurité adéquat. Les petites manifestations ne requièrent pas de services de secours. Vous devez tout de même avoir à votre disposition les numéros d’urgence et une trousse de premiers secours en cas de besoin. Par contre pour les plus grands événements, vous devez solliciter des secouristes, les pompiers ou la Croix-Rouge en vue d’assurer la sécurité sur place et aux alentours. Vous êtes tenu responsable des nuisances et accidents qui peuvent se produire dans un rayon de 50 mètres.
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